Directiesecretaris

Als secretaris van het MT neem je actief deel aan de vergaderingen en zorg je dat deze gestructureerd en efficiënt verlopen. Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden van de agenda, het documenteren en monitoren van besluiten via een actielijst en termijnagenda, en het bewaken van de kwaliteit en opvolging van acties, in samenwerking met de managementassistent. Je draagt bij aan een effectieve samenwerking binnen het MT en aan duidelijke communicatie over besluitvorming. Daarnaast signaleer je knelpunten, dwarsverbanden en risico’s in de besluitvorming en adviseer je hierover de directeur en het MT. Ook speel je een rol in het verder professionaliseren van MT-bijeenkomsten en het besluitvormingsproces. Binnen je takenpakket valt ook de portefeuille huisvesting, waarbij je samenwerkt met het Facilitair Bureau om te zorgen dat huisvesting en facilitaire zaken goed geregeld zijn voor collega’s.

Verder ondersteun je het MT door:

• Opstellen van inhoudelijk sterke, heldere en goed gestructureerde notities, adviezen en rapportages.
• Bouwen en onderhouden van netwerken met relevante interne en externe partijen, zoals directiesecretarissen en staven van de directies bedrijfsvoering.
• Deelnemen aan directie brede overleggen en waar nodig de directie vertegenwoordigen.
• Monitoren van besluitvorming binnen het cluster en de gemeente, inclusief het voorzien van stukken van annotaties in samenwerking met de strategisch directieadviseur.
• Verzamelen en leveren van informatie voor rapportages, waaronder het verbeterplan van het Juridisch Bureau en andere cluster brede bedrijfsvoeringrapportages.

 Wat doe je op een dag ?

Je begint de dag met het doornemen van je e-mails en de actielijst van het MT. Daarna werk je de actielijst bij en stuur je een herinnering naar een collega die nog een actie moet afronden. Je ziet dat er een vraag is binnengekomen over een besluit dat vorige week is genomen. Je zoekt de notulen erbij, controleert de afspraken en geeft een helder antwoord aan de betrokken collega. Daarna bereid je de MT-vergadering voor. Je stemt de agenda af met de directeur, verzamelt stukken van verschillende afdelingen en vraagt een manager om een toelichting op een rapport dat besproken moet worden. Je merkt dat een belangrijk document ontbreekt en belt direct met de verantwoordelijke om dit op tijd te ontvangen. Tijdens de lunch heb je een overleg met een collega van het Facilitair Bureau over een verhuizing van een team binnen het Juridisch Bureau. Je bespreekt de planning en zorgt dat de benodigde faciliteiten geregeld worden.

 In de middag werk je aan een adviesnotitie over een knelpunt in de besluitvorming. Je analyseert de situatie, bespreekt mogelijke oplossingen met de strategisch directieadviseur en schrijft een voorstel dat je later deze week aan het MT presenteert.

Werken voor Amsterdam betekent werken voor circa 900.000 Amsterdammers en Weespers. We zorgen ervoor dat Amsterdam een aantrekkelijke hoofdstad is en blijft. Waar het fijn is om te wonen, te werken en naar school te gaan. Met ruimte voor ondernemers en bezoekers. Werken voor Amsterdam doen we met zo’n 19.000 verschillende collega’s. Die zichzelf steeds weer uitdagen en zich ontwikkelen, om samen met de Amsterdammers het beste voor de stad te doen. Samen, met trots en vooral met hart voor de stad.

Met bijna 200 medewerkers is het Juridisch Bureau een grote centrale directie die verantwoordelijk is voor eerstelijns juridisch advies, bezwaar en beroep. We adviseren op allerlei grote opgaven in de stad en over allerlei rechtsgebieden, waaronder privaat- en aanbestedingsrecht, omgevingsrecht en algemeen bestuursrecht.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Wij zoeken een enthousiaste en gedreven professional die zich herkent in het volgende profiel:

• Je hebt een afgeronde hbo- of wo-opleiding, bij voorkeur in een relevante richting zoals Bestuurskunde, Rechten of Bedrijfskunde.
• Heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie; ervaring binnen een overheidsorganisatie wordt apart meegewogen.
• Heeft aantoonbare werkervaring waarin zowel op strategisch als operationeel niveau is gewerkt en daartussen is geschakeld.

Competenties:

• Analytisch: Je kunt verbanden leggen, informatie doorgronden en gericht tot resultaat komen.
• Organisatorisch: Je werkt gestructureerd, behoudt overzicht en hebt oog voor detail.
• Communicatief: Je communiceert helder en effectief, zowel mondeling als schriftelijk.
• Omgevingssensitiviteit: Je hebt gevoel voor je omgeving en gaat zorgvuldig om met (vertrouwelijke) informatie.
• Initiatief: je werkt op pro actief aan oplossingen

Als directiesecretaris kom je ons 32 tot 36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris van €4.465,- tot € 6.343,- (schaal 11) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen. Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,23 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 9 april 2026 via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure.
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit een cv/brief ronde en twee gespreksrondes.
• Sluit jouw cv aan bij de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek. De gesprekken vinden fysiek plaats op onze kantoorlocatie aan de President Kennedylaan te Amsterdam.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.