Management Ondersteuner

• Je beheert de complexe agenda’s van de stadsdeeldirecteur en/of bestuurders. Dankzij jouw overzicht en planning verlopen hun dagen soepel en efficiënt.
• Je beheert de mailboxen: je leest berichten, handelt ze af waar mogelijk, zet ze door naar de juiste personen en archiveert ze. Ook houd je de gezamenlijke mailbox én je eigen inbox in de gaten voor acties. Snel schakelen tussen deze taken gaat je natuurlijk af.
• Je bereidt vergaderingen zorgvuldig voor. Je zorgt dat alle stukken op tijd beschikbaar zijn, stelt de agenda op, deelt de documenten en verwerkt alles in iBabs. Ook houd je – waar nodig – actie- en mededelingenlijsten bij.
• Je kijkt vooruit en signaleert proactief wat er geregeld moet worden, zoals het inplannen van overleggen of het uitzetten van acties. Je stemt hiervoor snel en prettig af met collega’s binnen en buiten de organisatie. De overleggen organiseer je tot in de puntjes, zowel inhoudelijk als praktisch.
• Je bestelt bloemen of attenties via het inkoopsysteem AFIS als dat passend is.
• Je ontvangt gasten hartelijk, zorgt dat ze zich welkom voelen met iets te drinken, en begeleidt hen na afloop weer naar de uitgang.
• Je werkt prettig samen met je collega’s en springt bij als iemand afwezig is vanwege ziekte of verlof. Samen zorgen jullie voor continuïteit en een goede sfeer op de werkvloer.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De afdeling Bestuur en Organisatie bestaat uit 3 subafdelingen: Bestuur- en Managementondersteuning (BMO), Informatie, Advies en Verbinden (IAV) en de afdeling Veiligheid. Het team BMO bestaat uit bestuursadviseurs, bestuur ondersteuners, directieadviseur, managementassistenten, woordvoerders en klachten- en WOO coördinatoren. De ambtelijke organisatie van het stadsdeel omvat zo’n 300 formatieplaatsen.

De politiek-bestuurlijke laag van het stadsdeel bestaat uit 3 dagelijks bestuurders en een Stadsdeelcommissie (11 leden). Het stadsdeel heeft een open en informele cultuur en een goede werksfeer

Voor deze functie Management ondersteuner beschik je over:

• Minimaal een mbo-4 opleiding, eventueel aangevuld met een opleiding tot secretaresse opleiding.
• Minimaal 5 jaar werkervaring in een functie als directie- of bestuurssecretaresse (of vergelijkbaar), waarbij je onder meer verantwoordelijk was voor complex agendabeheer en een breed pakket aan secretariële, ondersteunende werkzaamheden. We zien dit graag toegelicht op je cv.
• Minimaal 5 jaar ervaring en vaardigheid met de juiste ICT skills zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk (minimaal B2-niveau). Schrijven gaat je makkelijk af.

Aan competenties breng je mee:

• Klantgerichtheid: Je hebt een proactieve, opgeruimde en probleemoplossende houding en je bent ultiem dienstverlenend. Je bekijkt en benut steeds alle mogelijkheden om zaken voor elkaar te krijgen.
• Samenwerken: Inspireert anderen tot duurzame samenwerking om resultaten te bereiken. Je gaat zelfstandig te werk bij je klus en neemt je collega’s goed mee.
• Plannen: Je plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving , je blijft daarbij tempo maken en goed communiceren.

Als Management ondersteuner kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.171,- tot € 4.464,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.  
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. 
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst. 
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Een mobiele werktelefoon en laptop.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 10 december 2025 via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure. 
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit een brief/cv selectie en 2 gespreksrondes.
• De gesprekken vinden plaats op de Amstel 1 op 16, 17 en 18 december 2025.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.