Management ondersteuner

• Ondersteunen van de directeur en een afdelingshoofd bij organisatorische en secretariële werkzaamheden, zoals het voorbereiden van afspraken, verzamelen van stukken en bewaken van acties. 

• Beheren van complexe agenda’s door prioriteiten te stellen, afspraken te plannen of te verplaatsen en hierover helder te communiceren met betrokkenen. 

• Verzorgen van e-mailbeheer door berichten te filteren, af te handelen of door te zetten en te signaleren welke onderwerpen urgent zijn. 

• Organiseren en faciliteren van overleggen door uitnodigingen te versturen, vergaderingen te plannen, bezoekers aan te melden en catering en faciliteiten te regelen. 

• Ondersteunen en coördineren van projecten door werkzaamheden over te nemen bij afwezigheid van een projectondersteuner of zelf een voortrekkersrol te vervullen. 

• Initiëren en verbeteren van secretariaatsprocessen door knelpunten te signaleren en nieuwe werkwijzen vast te leggen en te implementeren. 

De werkzaamheden vragen om overzicht, discretie en flexibiliteit in een bestuurlijke omgeving waarin snel schakelen en ontzorgen centraal staan. 

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Je komt te werken bij de directie Dienstverlening, verantwoordelijk voor het contact en de dienstverlening aan alle Amsterdammers. Binnen deze directie maak je deel uit van het secretariaat van de afdeling Bestuursadvies en Organisatie. Het secretariaat dat bestaat uit drie management ondersteuners, ondersteunt het management bij de dagelijkse aansturing en zorgt voor een soepel verloop van bestuurlijke en organisatorische processen. Het team bestaat uit ervaren en betrokken collega’s die nauw samenwerken en elkaar ondersteunen. Er wordt gewerkt in een professionele en collegiale sfeer met korte lijnen. De werklocatie bevindt zich binnen de gemeente Amsterdam, op Amstel 1, met mogelijkheden voor hybride werken.  

Voor deze functie management ondersteuner beschik je over:

• Minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent, projectondersteuning, officemanagement, planning of administratie of een vergelijkbare functie. 

• Aantoonbare ervaring en affiniteit met digitalisering. Denk hierbij aan Outlook, Teams, digitale agenda’s, documenten en systemen. Licht dit toe in je motivatiebrief aan de hand van een praktijkvoorbeeld. 

• Aantoonbare ambitie om je te ontwikkelen en te leren. Licht dit toe in je motivatiebrief. 

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Je houdt overzicht in je werk en stelt prioriteiten. Je zorgt dat afspraken, taken en acties goed op elkaar aansluiten. Ook wanneer er veel tegelijk speelt of plannen veranderen, weet je structuur te houden. 

• Omgevingsbewustzijn: Je hebt gevoel voor wat er speelt binnen de organisatie en weet dit effectief te benutten voor je eigen functie. Je begrijpt hoe mensen samenwerken en weet wie je wanneer moet betrekken of informeren.  

• Klantgerichtheid: Je zorgt ervoor dat processen goed verlopen door vooruit te denken en de juiste vragen te stellen. Hierdoor ontstaat er inzicht in verwachtingen en behoeftes. 

• Samenwerken: Je werkt prettig samen met collega's en stemt je werk goed met hen af. Je deelt informatie en helpt anderen wanneer dat nodig is. Zo draag je bij aan een goede samenwerking binnen het team. 

• Initiatief: Je wacht niet af maar regelt dingen op eigen initiatief, maar weet ook wanneer je dingen moet terugleggen. Je doet voorstellen om het werk slimmer, duidelijker of zorgvuldiger te organiseren. 

Als management ondersteuner kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.206,- tot € 4.499,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.  
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. 
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst. 
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Hybride werken: in deze functie kun je deels thuis en deels op kantoor werken. We bieden (thuis)werkmiddelen aan om je werkplek veilig en gezond in te richten.
• Een mobiele telefoon en werklaptop.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 21 juni via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure.
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit 4 selectierondes, namelijk een cv/brief selectie, twee sollicitatiegesprekken en een arbeidsvoorwaardengesprek.
• De gesprekken vinden fysiek plaats in de week van 29 juni op onze kantoorlocatie aan de Amstel 1 te Amsterdam.
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
• Wij behouden ons het recht voor om de vacature eerder te sluiten zodra wij voldoende geschikte reacties hebben ontvangen.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.