Managementassistent

• Je start de week met een overleg met de afdelingsmanager. Samen bespreken jullie de planning, urgente punten en acties die jij kan oppakken;
• Je beheert de agenda van de afdelingsmanager en zorgt voor een gestructureerde planning. Je plant afspraken en zorgt dat alle stukken op tijd en goed voorbereid klaarstaan;
• Je organiseert bijeenkomsten en teamactiviteiten en je ondersteunt bij de onboarding van nieuwe medewerkers;
• Jij voert diverse administratieve taken uit, zoals het verwerken van aanvragen voor inhuur en bestellingen. Je zorgt voor een overzichtelijke archivering van documenten en bewaakt deze;
• Jij neemt taken over bij afwezigheid van collega-managementassistenten van andere afdelingen binnen de directie Stadswerken.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Medewerkers van de directie Stadwerken werken voor de prachtige stad Amsterdam. Zij beheren de openbare ruimte, maken deze schoon en houden deze veilig, verzorgen het groen, onderhouden de bruggen, repareren de straten en beheren de markten. Dat doen ze elke dag met ruim 1300 collega’s op een dienstverlenende en innovatieve manier. Vakmensen die er ieder voor zich aan meewerken om van Stadswerken een moderne beheer organisatie te maken. De meeste collega’s werken buiten op de pleinen, in de parken en in de straten van Amsterdam. Om het werk op straat goed te kunnen doen, werken andere collega’s achter de schermen aan ondersteuning, planning, samenwerking, materiaal en systemen.

De afdeling Infra & Civiel verzorgt al het dagelijks onderhoud aan verhardingen, speeltoestellen, monumenten, kades, bruggen en sluizen binnen de directie Stadswerken. Ook voorzieningen in de openbare ruimte, zoals kinderbadjes en fonteinen, vallen hieronder. Daarnaast draagt de afdeling zorg voor alle verkeersvoorzieningen en het vakkundig herstellen van opbrekingen. Alle meldingen die betrekking hebben op de veiligheid in de openbare ruimte worden door de afdeling afgehandeld. Door de grote diversiteit en omvang van de werkzaamheden is nauwe afstemming met ketenpartners, assetmanagers en bestuurders noodzakelijk.

Voor deze functie Managementassistent beschik je over:

• Een afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur in secretarieel werk, managementondersteuning of een gelijkwaardige richting.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een ondersteunende secretariële functie, waarin je een manager of afdelingshoofd hebt ondersteund.
• Ervaring met prioriteren van taken, plannen en organiseren, aantoonbaar via concrete voorbeelden in CV of motivatiebrief.
• Aantoonbare ervaring met MS Office.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Initiatief: Onderneemt zelfstandig actie. Signaleert kansen en zet deze om in verbeterings- en vernieuwingsacties, die bijdragen aan betere organisatieprestaties.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

Als Managementassistent kom je ons minimaal 28 en maximaal 32 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.206,- tot € 4.499,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.  
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. 
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst. 
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 24 maart via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure
• De selectieprocedure start direct na de sluitingstermijn en bestaat uit drie rondes: een cv- en briefselectie, een sollicitatiegesprek en een arbeidsvoorwaardengesprek.
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
• De gesprekken vinden fysiek plaats op onze locatie; Pieter Braaijweg 10.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.