Managementassistent afdeling Infectieziekten

• Verzorgen van de secretariële en administratieve ondersteuning van de teammanager en MT-leden, waaronder het beheren van de agenda en e-mailbox.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en congressen.
• Maken van verslagen van overleggen en bewaken van de voortgang van afspraken en actiepunten.
• Ondersteunen bij personele, financiële en administratieve werkzaamheden, zoals promoties van PhD’s, bestellingen, inkooporders en factuurverwerking en controle van declaraties.
• Verwerken en controleren van facturen, afstemmen van inkoopadministratie en bijhouden van financiële overzichten.
• Aanvragen van ICT-werkaccounts en toegangstags voor nieuwe medewerkers en verzorgen van de administratieve afhandeling hiervan.
• Beheren van de gezamenlijke mailbox(en) van het IZ-secretariaat, afstemmen van werkzaamheden met collega-managementassistenten en fungeren als vraagbaak voor (nieuwe) medewerkers.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

GGD Amsterdam is de publieke gezondheidsorganisatie van Amsterdam en staat al 125 jaar midden in de maatschappij. Samen met ongeveer 1800 collega's maken we ons sterk voor een goede mentale gezondheid, beschermen we tegen infectieziektes en zorgen we voor een gezonde leefomgeving. Dit doen we door onderzoek en door het geven van advies, hulp en voorlichting om gezonde keuzes makkelijker te maken. Ook zijn we inzetbaar bij crisissituaties en houden we toezicht op de publieke gezondheid.

Je werkt als managementassistent binnen het Bedrijfsbureau van de afdelingen Infectieziekten en Leefomgeving . Het Bedrijfsbureau bestaat uit collega’s op het gebied van managementondersteuning, financiën, kwaliteit, planning en informatievoorziening. Je ondersteunt meerdere teams binnen IZ, maar fungeert voor één of twee teams als eerste aanspreekpunt. Bij financieel-administratieve taken, zoals factuurverwerking en inkoopadministratie, werk je nauw samen met het team Financiën.

De afdeling Infectieziekten bestaat uit verschillende teams, elk met een eigen teammanager: Algemene Infectieziekten, Hygiëne en Infectiepreventie, het Centrum voor Seksuele Gezondheid, Tuberculosebestrijding, Onderzoek en Preventie, het Streeklaboratorium en het Bedrijfsbureau. In totaal werken er ongeveer 400 medewerkers bij IZ. Het Bedrijfsbureau ondersteunt ook de afdeling Leefomgeving en het team Inspectie.

Voor deze functie Managementassistent beschik je over:

• Een afgeronde mbo-opleiding, aangevuld met een training, cursus of opleiding tot secretaresse of managementassistent. Dit komt duidelijk naar voren in je cv. 

• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als managementassistent of in een vergelijkbare functie, met aantoonbare ervaring met complexe agendabeheer en secretariële ondersteuning. Dit kunnen wij teruglezen in je cv. 

• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met financieel-administratieve werkzaamheden, zoals factuurverwerking en inkoopadministratie. Beschrijf in je motivatiebrief een concreet voorbeeld van een financieel-administratieve taak die je hebt uitgevoerd. Welke stappen nam je en wat was het resultaat? In je cv geef je een toelichting op deze werkzaamheden. 

• Ervaring met zorgvuldig omgaan met en het verwerken van vertrouwelijke of privacygevoelige informatie. In je cv geef je een toelichting op deze ervaring. 

• Een goede beheersing van de Nederlandse taal op minimaal B2-niveau. 

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en organiseert werkzaamheden efficiënt, houdt overzicht en stelt prioriteiten. Werkt gestructureerd en zorgt ervoor dat afspraken en werkzaamheden op tijd worden uitgevoerd.
• Klantgerichtheid: Stemt de dienstverlening af op de wensen en behoeften van de klant. Luistert goed, denkt mee en maakt duidelijke afspraken over wat de klant kan verwachten.
• Samenwerken: Werkt zelfstandig en zoekt actief de samenwerking met anderen. Je stemt werkzaamheden goed af, deelt informatie en draagt bij aan een goede samenwerking. Bij verschillen van inzicht blijf je in gesprek en zoek je samen naar een oplossing.
• Stressbestendigheid: Blijft effectief en zorgvuldig werken wanneer de werkdruk hoog is of wanneer situaties onverwacht veranderen. Stelt prioriteiten en blijft flexibel wanneer dat nodig is.
• Accuraatheid: Werkt nauwkeurig en controleert financieel-administratieve gegevens om fouten te voorkomen. 

Als Managementassistent afdeling Infectieziekten kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.875,- tot € 4.065,- (schaal 7) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt. 
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 1 jaar met een optie tot verlenging van 1 jaar, als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.  
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je uitgeleend middels een overeenkomst tijdelijke inzet. 
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt. 
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• ·Een mobiele telefoon en/of laptop.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan? Solliciteer dan via de ‘Direct solliciteren’-button. We beoordelen sollicitaties doorlopend en kunnen de vacature eerder sluiten zodra we een geschikte kandidaat hebben gevonden. Wacht daarom niet te lang met solliciteren!
• We ontvangen graag jouw cv en brief waarin we terug kunnen lezen dat je beschikt over de gevraagde ervaring en functie-eisen.
• De selectieprocedure bestaat uit een cv-ronde en een of twee gespreksrondes. We hebben een selectiecommissie van 2 personen samengesteld, bestaande bijv. uit de leidinggevende en een directe collega met wie je zult samenwerken.
• Sluit jouw cv en brief aan bij de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• De gesprekken vinden plaats op onze kantoorlocatie: de Nieuwe Achtergracht 100, Amsterdam.
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.