Managementassistent Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (UIE)

• Je start de dag met een blik op de agenda en mailbox van de managers. Je stelt prioriteiten en bepaalt welke acties direct aandacht vragen. Je plant een groot overleg voor.

• Vervolgens bereid je een gesprek voor met externe partners dat morgen op de planning staat. Je verzamelt de juiste stukken, zodat het afdelingshoofd het volledige overzicht heeft en zich goed kan inlezen.

• Na de lunch sluit je aan bij het directie- of projectteamoverleg en maak je de actie- en besluitenlijst. Je zet in je agenda wanneer je de opvolging verwacht, zodat je directieleden er later aan kunt herinneren als dat nodig is. Je bereidt, beheert en distribueert vast de stukken door voor het volgende directie- of projectteamoverleg.

• Vervolgens schakel je vlot. Het is namelijk belangrijk dat er snel een overleg plaatsvindt met de betrokken wethouder op het stadhuis. Jij regelt dat die afspraak op korte termijn in alle agenda’s past.

• Voor je afsluit archiveer je documenten en je registreert gegevens in een applicatie en heb je contact met de facilitair manager en check je of er nog losse eindjes zijn die je moet opvolgen of uitzetten.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

In de regio Amsterdam staan we voor grote uitdagingen. Opgaven zoals de energietransitie en de bereikbaarheid van stad en regio, raken direct de levens van onze inwoners, bezoekers en ondernemers. Deze opgaven gaan vaak gepaard met risico's. En vereisen samenwerking met veel betrokkenen met verschillende belangen. Dit vraagt om een krachtige, op de opgave gerichte aanpak.

De realisatie van deze opgaven ligt bij de Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (UIE). UIE is expert in de aanpak van complexe uitdagingen. Specifieke kennis en de ervaring uit eerdere projecten, zoals de aanleg van metro- en tramlijnen, vormen de basis van de aanpak. Met als doel: de bereikbaarheid en leefbaarheid van onze stad en regio duurzaam verbeteren. Bij UIE werken 300 enthousiaste collega’s.

Je vormt samen met 9 andere ondersteuners een hechte club binnen de Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie. De sfeer is open en collegiaal: we helpen elkaar, denken mee en nemen elkaars werk over bij vakantie of afwezigheid. Als zelfsturend team regelen we dat samen. Sowieso krijg je bij ons veel zelfstandigheid. En de ruimte om je werk zo in te richten dat je een goede werk-privébalans behoudt.

Voor de functie van managementassistent beschik je over:

• Minimaal afgeronde mbo-opleiding niveau 4.

• Minimaal 3 jaar werkervaring als managementassistent, bij voorkeur in een overheidsorganisatie.

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;

• Goede kennis van Microsoft Office: Outlook, Word, Excel en Powerpoint

• Ervaring met Decos/Join.

Aan competenties breng je mee:

• Gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen: je hebt oog voor de verschillende belangen die spelen binnen én buiten de organisatie. Op basis daarvan weet je de juiste prioriteiten te stellen. Bovendien ga je zorgvuldig om met gevoelige informatie.

• Goede samenwerkingsskills: je werkt prettig samen, durft feedback te geven én te ontvangen en je werkt nauwkeurig.

• Verantwoordelijkheidsgevoel: je neemt je werk serieus. Je signaleert proactief wat nodig is en controleert of alles geregeld is voordat je je werkdag afrondt.

• Flexibiliteit: je springt bij waar nodig, neemt werk over van collega’s en kunt schakelen tussen verschillende projecten en werkzaamheden. En je bent dus stressbestendig en collegiaal.

Bij het directiesecretariaat en/of een van de projecten kom je ons 24-36 uur per week versterken. Daarbij kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

· Een bruto maandsalaris van maximaal €4.373,00. (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.

· Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen of een tijdelijke arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente.

· Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst.

· Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.

· Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.

· Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.

· Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het ov. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.

· Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.

· Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we je sollicitatie graag uiterlijk 29 oktober, via de ‘Direct solliciteren’ button.

• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure.

• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.

• De sollicitatieprocedure bestaat uit een brievenselectie, 2 selectiegesprekken en een arbeidsvoorwaardengesprek.

• Sluit je cv aan op de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.

• De gesprekken vinden fysiek plaats op onze locatie Entrada 600, 1114 AA Amsterdam-Duivendrecht.

• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.