Managementondersteuner

• Agendabeheer: Je beheert de agenda’s van de directieleden en zorgt dat afspraken logisch op elkaar aansluiten. Je houdt het overzicht en denkt vooruit in de planning. 

• Vergaderondersteuning: Je bereidt overleggen voor, zorgt dat alle documenten klaarstaan, maakt notulen en bewaakt de actielijsten. 

• Informatiebeheer: Je beheert mailboxen, verwerkt inkomende en uitgaande berichten en zorgt dat vragen en acties op tijd worden opgepakt. 

• Organiseren: Je helpt bij het organiseren van bijeenkomsten en evenementen voor de directie. 

• Administratie en digitale vaardigheden: Je ondersteunt bij de digitale archivering, werkt in verschillende systemen en helpt bij het maken of bijwerken van presentaties. 

• Samenwerking: Je werkt nauw samen met collega’s, stemt werkzaamheden goed af en neemt taken van elkaar over wanneer dat nodig is. 

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Het Projectmanagementbureau van de gemeente Amsterdam verzorgt in opdracht het project-, proces- en programmamanagement van projecten in het fysieke en sociale domein. Onze belangrijkste werkvelden zijn: gebiedsontwikkeling, verkeer en vervoer en (maatschappelijk) vastgoed. Samen werken we eraan om Amsterdam nog beter en mooier te maken. Dat is een hele eer, en tegelijkertijd een opgave, want de uitdagingen zijn groot. De stad groeit en bloeit. Het PMB is een open en flexibele organisatie met een platte organisatie structuur. Het PMB bestaat uit een directeur, drie directieleden en circa 600 medewerkers. De dertien PMB-teams van circa 30 collega’s zijn gekoppeld aan verschillende thema´s. In deze teams zijn verschillende taken belegd, zoals het zijn van een buddy voor een junior collega.

Voor deze functie Managementondersteuner beschik je over:

• Een afgeronde mbo-opleiding niveau 4, bijvoorbeeld managementassistent, directiesecretaresse, Office & Management Support Specialist of een vergelijkbare opleiding (bijvoorbeeld Schoevers).
• Minimaal 3 jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie, inclusief complex agendabeheer.
• Ervaring met vergaderondersteuning, het maken van notulen en het bewaken van acties uit overleggen.
• Goede digitale vaardigheden, bijvoorbeeld met Outlook, Word, Excel en PowerPoint, Ms Teams aantoonbaar uit je cv.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Je houdt overzicht in je werk en stelt prioriteiten. Je zorgt dat afspraken, taken en acties goed op elkaar aansluiten. Ook wanneer er veel tegelijk speelt of plannen veranderen, weet je structuur te houden.
• Samenwerken: Je werkt prettig samen met collega’s en stemt je werk goed met hen af. Je deelt informatie en helpt anderen wanneer dat nodig is. Zo draag je bij aan een goede samenwerking binnen het team.
• Omgevingsbewustzijn: Je hebt gevoel voor wat er speelt binnen de organisatie. Je begrijpt hoe mensen samenwerken en weet wie je wanneer moet betrekken of informeren.
• Stressbestendig: Je blijft rustig en zorgvuldig werken wanneer het druk is of wanneer dingen anders lopen dan gepland. Je kunt schakelen tussen verschillende taken en houdt daarbij overzicht.

Als Managementondersteuner kom je ons 32 - 36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.206,- tot € 4.499,- schaal 8 op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. 
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en wordt het tijdelijke inzet en bij goed functioneren wordt je definitief overgeplaatst.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 6 april 2026 via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatie van maximaal één A4, waarin je uitlegt hoe jouw kennis en ervaring aansluiten op de functie-eisen en ervaring zoals genoemd in deze vacature.
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit maximaal 2 gespreksrondes.
• De gesprekken vinden fysiek plaats op aan de Weesperstraat 430 te Amsterdam.
• Sluit jouw cv aan bij de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.