Managementondersteuner

• Je beheert de agenda van de afdelingsmanager en teammanagers, stelt prioriteiten en organiseert zowel eenvoudige als complexe afspraken.
• Je plant en organiseert uiteenlopende overleggen en bijeenkomsten, van klein tot groot.
• Je notuleert MT-, afdeling- én bestuurlijke overleggen en zorgt voor tijdige verspreiding van besluiten en acties.
• Je verzorgt documentregistratie, beheert afdelingsinformatie en stelt zelfstandig correspondentie, e-mails en brieven op.
• Je ondersteunt projecten door planningen op te stellen, actie- en reactietermijnen te bewaken en overzichtelijke rapportages te maken.
• Je regelt praktische zaken zoals autorisaties, facilitaire aanvragen en het verwerken van gegevens in systemen en applicaties.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De nieuwe directie VTH is primair ingedeeld naar de portefeuilles Bouw en Gebruik en RAP. Binnen deze afdelingen werken professionals samen vanuit de vakgebieden vergunningverlening, toezicht, juridisch en administratie. Zo ontstaat een duidelijke keten van vergunningverlening tot handhaving, met ruimte voor specialisatie én samenwerking. Een aparte stafafdeling RAP (Regie, Advies en Proces) zorgt voor een stevige basis in bedrijfsvoering en ondersteunt het primaire proces. Daarnaast zijn er expertiseteams (bestaande en nieuwe) die zich richten op thema’s als Wonen, Water en Evenementen. Op deze manier versterken we onze kennis, vergroten we de flexibiliteit en kunnen we capaciteit inzetten waar dat het meest nodig is.

Om tegelijkertijd de nabijheid tot bestuur en gebiedskennis te behouden, is de organisatie verdeeld in drie gebiedsclusters, elk bestaande uit twee of drie stadsdelen, inclusief Weesp. Binnen elk cluster werken de afdelingen Bouw en Gebruik nauw samen en wordt de lokale context verbonden met de stedelijke opgave. Voor ieder stadsdeel zijn duidelijke aanspreekpunten binnen de VTH-organisatie aangewezen, zodat de lijnen naar bestuurders en lokale partners kort en effectief blijven.

Deze rol heeft betrekking op gebiedscluster Nieuw-West, Noord en Zuid-Oost. Je zal dus op verschillende plekken aanwezig zijn.

Voor deze functie Managementondersteuner beschik je over:

• Mbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Aandacht voor details: Zorgvuldig en foutloos uitvoeren van werkzaamheden door informatie volledig, correct en consistent te verwerken.
• Schriftelijke vaardigheid: Ideeën en meningen in begrijpelijke taal aan anderen schriftelijk duidelijk maken.
• Flexibel gedrag: Je werkt op verschillende locaties, in afstemming met de afdelingsmanager.

Als Managementondersteuner kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.206,- tot € 4.499,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.  
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. 
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst. 
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 17 augustus via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit een cv- en briefselectie en een selectiegesprek.
• De gesprekken vinden fysiek plaats.
• Bij voldoende aanmeldingen behouden wij het recht de vacature eerder te sluiten.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.