Projectsecretaris

• Je bereidt een strategisch overleg voor door de agenda op te stellen, relevante stukken te verzamelen en actiepunten te monitoren.
• Je notuleert tijdens een tactisch overleg en zorgt ervoor dat actiepunten worden opgevolgd.
• Je coördineert de communicatie met externe stakeholders, zoals het RIVM, OLVG en zorgverzekeraars.
• Je ondersteunt bij de organisatie van een parallelle testfase voor ICT-koppelingen en logistieke processen.
• Je werkt samen met de projectleider aan een risicoanalyse en houdt het risicoregister up-to-date.
• Je stelt een voortgangsrapportage op over het project en deelt deze met het projectteam en de stuurgroep.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Je maakt deel uit van het projectteam dat verantwoordelijk is voor de publiek-publieke samenwerking tussen de GGD Amsterdam en het AUMC. Dit team werkt aan een strategisch project met grote maatschappelijke impact. Je werkt nauw samen met collega’s van verschillende afdelingen binnen de GGD, zoals Infectieziekten, Bedrijfsvoering en ICT, en met externe partners zoals het AUMC. De GGD Amsterdam is een dynamische organisatie die zich inzet voor de gezondheid van alle Amsterdammers. De afdeling Infectieziekten speelt een cruciale rol in de bestrijding van infectieziekten en werkt samen met diverse partners in de regio.

Hier voel jij je thuis als je

• graag structuur aanbrengt in complexe processen en prioriteiten stelt binnen duidelijke kaders;
• energie krijgt van het schakelen tussen verschillende stakeholders en belangen;
• het leuk vindt om actief bij te dragen aan de organisatie en uitvoering van een strategisch project;
• flexibel bent en goed kunt omgaan met veranderende omstandigheden en prioriteiten.

Voor deze functie Projectsecretaris beschik je over:

• Een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur in een relevante richting zoals Bestuurskunde, Gezondheidswetenschappen, Bedrijfskunde of Projectmanagement.
• Minimaal 3 jaar ervaring als projectsecretaris of in een vergelijkbare ondersteunende rol binnen complexe projecten.
• Aantoonbare ervaring met het uitvoeren of begeleiden van projecten binnen de publieke sector, bij voorkeur binnen de gezondheidszorg, GGD, JGZ of een gemeentelijke organisatie. Licht dit kort toe in het cv aan de hand van relevante projecten of opdrachten.
• Aantoonbare kennis van en ervaring met projectmatig werken en het toepassen van projectmanagementmethodieken, zoals Prince2, Agile en/of Scrum. Geef in het cv kort aan op welke manier deze methodieken zijn toegepast, bijvoorbeeld via projecten, trainingen of certificering.

Aan competenties breng je mee:

• Aanpassingsvermogen: Je kunt goed plannen, structureren en prioriteren, ook in een dynamische omgeving waarin omstandigheden en prioriteiten snel kunnen veranderen.
• Overtuigingskracht: Je weet complexe informatie helder en bondig over te brengen, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent een makkelijke schrijver en kunt effectief communiceren met verschillende stakeholders.
• Analytisch vermogen: Je doorgrondt complexe informatie snel en vertaalt deze naar concrete acties en oplossingen. Je signaleert knelpunten en komt proactief met verbetervoorstellen.
• Samenwerken: Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende stakeholders en belangen en weet mensen met elkaar te verbinden om gezamenlijke doelen te bereiken.

Als Projectsecretaris kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.777,- tot € 5.554,- (schaal 10) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt. 
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van x maanden, als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.  
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je uitgeleend middels een overeenkomst tijdelijke inzet. 
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt. 
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 9 juni via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure
• De selectieprocedure bestaat uit een cv-selectie en één of twee gespreksrondes. De selectiecommissie bestaat uit vier personen: de projectleider, een teamleider, een corporate recruiter en een directe collega.
• Sluit jouw cv aan bij de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• De gesprekken vinden op ons kantoor aan de Nieuwe Achtergracht 100 in Amsterdam plaats.
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.